Regulamin

Regulamin Internetowego Systemu e-BOK  

 

Uchwalony na posiedzeniu Rady Nadzorczej Spółdzielni Mieszkaniowej „ZATORZE” w Koninie,

w dniu 18.02.2019 Uchwałą nr 5/2019

 

 

§1

POSTANOWIENIA WSTĘPNE

1.       Użyte w Regulaminie określenia oznaczają:

a)      e-BOK – Internetowy System służący do udostępniania danych czynszowych za lokal mieszkalny lub użytkowy będący w zasobach Spółdzielni i administrowanych przez Spółdzielnię;

b)      Użytkownik – osoba zarejestrowana w module e-BOK;

c)       Administrator – osoba prawna, którą jest Spółdzielnia Mieszkaniowa „Zatorze” w Koninie zarejestrowana przez Sąd Rejonowy Poznań - Nowe Miasto i Wilda w Poznaniu IX Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod nr KRS 0000127430 z siedzibą w Koninie przy ul. Noskowskiego 1A;

d)      Aktywacja konta użytkownika – przyznanie Użytkownikowi unikatowego loginu oraz hasła „startowego” umożliwiających mu korzystanie z systemu dostępu elektronicznego do indywidualnego konta w systemie e-BOK;

e)      Login – ciąg znaków służący do identyfikacji Użytkownika, nadany mu przez Administratora, podawany przez Użytkownika podczas logowania się w systemie dostępu do indywidualnego konta w systemie e-BOK;

f)       Hasło – podana w procesie rejestracji przez Użytkownika kombinacja liter, liczb lub symboli, dzięki której Użytkownik uzyskuje dostęp do konta Użytkownika;

2.       Rejestracja, założenie i prowadzenie konta Użytkownika w e-BOK jest bezpłatne.

3.       Dostęp do systemu e-BOK jest możliwy poprzez stroną internetową Spółdzielni pod adresem www.smzatorze.pl w zakładce e-BOK; 4.       Uprawnione do zalogowania się i korzystania z e-BOK są wyłącznie osoby, którym przysługuje tytuł prawny do lokalu znajdującego się w zasobach Spółdzielni i administrowanych przez Spółdzielnię, lub które są stroną umowy zawartej ze Spółdzielnią uprawniającą je do korzystania z określonego lokalu.

5.       Użytkownik ma możliwość korzystania z e-BOK za pośrednictwem urządzenia i oprogramowania o następujących minimalnych wymaganiach:

a)      komputer z dostępem do Internetu,

b)      system operacyjny Windows (XP oraz nowsze), Mac OS lub Linux,

c)       przeglądarkę internetową obsługującą szyfrowane połączenia SSL.

d)      do obsługi raportów generowanych w formacie PDF wymagany jest Adobe Acrobat Reader 8 (lub nowszy).

 

  § 2

REJESTRACJA

1.       Warunkiem przyznania Użytkownikowi uprawnień do systemu e-BOK jest:

a)      wypełnienie elektronicznego formularza rejestracyjnego umieszczonego na stronie: www.smzatorze.pl w zakładce e-BOK,

b)      zapoznanie się przez Użytkownika z niniejszym „Regulaminem” i zaakceptowanie jego postanowień,

c)       wyrażenie dobrowolnej, wyraźnej i uprzedniej zgody przez Użytkownika na przetwarzanie jego danych osobowych przez Spółdzielnie Mieszkaniową „Zatorze” w Koninie, jako Administratora danych drogą elektroniczną. W przypadku odwołania przez Użytkownika zgody na przetwarzanie dotyczących go danych osobowych zostanie on pozbawiony możliwości korzystania z e-BOK,

d)      aktywacja konta Użytkownika polegająca na odebraniu przez Użytkownika wiadomości e-mail, podany w trakcie procedury rejestracyjnej, wygenerowanej automatycznie przez system e-BOK po wypełnieniu formularza rejestracyjnego, w której Użytkownik otrzyma login i hasło „startowe”, umożliwiające mu dokonanie pierwszego zalogowania się w systemie.

2.       Po dokonaniu pierwszego zalogowania się do systemu e-BOK Użytkownik zobowiązany jest zmienić przypisane mu hasło „startowe” na hasło własne, składające się z co najmniej z 8 znaków, zawierających małe i wielkie litery oraz cyfry lub znaki specjalne.

3.       Użytkownik zobowiązany jest przechowywać login i hasło w sposób zabezpieczający je przed dostępem osób trzecich.

4.       Administrator zobowiązany jest do usunięcia konta Użytkownika z systemu e-BOK, w tym do usunięcia z systemu danych jego dotyczących, niezwłocznie maksymalnie w terminie do 30 dni od daty:

a)      doręczenia przez Użytkownika, na druku stanowiącym załącznik nr 2 do niniejszego Regulaminu, oświadczenia o rezygnacji z korzystania z systemu e-BOK,

b)      wygaśnięcia przysługującego Użytkownikowi prawa do lokalu,

c)       zbycia przez Użytkownika prawa do lokalu,

d)      poinformowania Spółdzielni o zmianie użytkownika lokalu,

e)      zwrócenie się przez Użytkownika do Administratora o usunięcie danych z bazy.  

 

§ 3

E-DOKUMENTY

1.       Za pośrednictwem e-BOK Użytkownik może otrzymywać w formie elektronicznej dokumenty dotyczące lokalu, do którego przysługuje mu tytuł prawny, a sporządzane przez Spółdzielnię.

2.       Warunkiem niezbędnym do otrzymywania przez Użytkownika dokumentów, o których mowa w pkt. 1, jest przeprowadzenie przez Administratora weryfikacji Użytkownika w oparciu o dokument potwierdzający jego tożsamość i numer PESEL oraz złożenie przez Użytkownika Administratorowi pisemnego oświadczenia o wyrażeniu zgody na otrzymywanie dokumentów drogą elektroniczną za pośrednictwem systemu e-BOK (załącznik nr 1 do Regulaminu).

3.       Oświadczenie stanowiące załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu dostępne jest  w siedzibie Spółdzielni Mieszkaniowej „Zatorze” w Koninie w Sekretariacie pok. 140 oraz poprzez system Internet pod adresem: www.smzatorze.pl w zakładce e-BOK. Data wprowadzenia przez Administratora dokumentu do systemu e-BOK jest dniem złożenia pisma Użytkownikowi.

 

§ 4

KORZYSTANIE Z USŁUG PORTALU

1.      Administrator może w każdej chwili, bez podania przyczyny, modyfikować usługi dostępne w systemie e-BOK, a także zawieszać lub ograniczać ich działanie. Może również dodawać nowe usługi.

2.      Administrator zastrzega sobie prawo zmiany zasad funkcjonowania systemu e-BOK.

3.      Administrator podejmie wszelkie dostępne mu działania, aby zapewnić poprawne funkcjonowanie systemu e-BOK.

4.      Administrator ma prawo po uprzednim wezwaniu do usunięcia naruszeń, zablokować dostęp do konta w przypadku stwierdzenia korzystania z niego w sposób sprzeczny z niniejszym Regulaminem lub przepisami prawa.

5.      Dane udostępnione przez system e-BOK wprowadzane są systematycznie w czasie niezbędnym do ich opracowania i przetworzenia. Do czasu ich wprowadzenia i przetworzenia system ujawnia dane niezaktualizowane.

 

  § 5

ZAKRES ODPOWIEDZIALNOŚCI

1.       Administrator nie ponosi odpowiedzialności za szybkość przesyłania danych i jej ograniczenia wynikające z uwarunkowań technicznych, technologicznych oraz łącz transmisyjnych.

2.       Administrator nie ponosi odpowiedzialności za skutki wynikające z użycia identyfikatora Użytkownika oraz hasła przez osoby trzecie.

3.       Informacje uzyskane przez Użytkownika za pośrednictwem systemu e-BOK bez złożenia oświadczenia o akceptacji dokumentów przesyłanych drogą elektroniczną przesyłania dokumentów drogą elektroniczną (załącznik nr 1 do Regulaminu) mają charakter informacyjny.

4.       Informacje uzyskane przez Użytkownika za pośrednictwem systemu e-BOK z podpisanym oświadczeniem przesyłania dokumentów drogą elektroniczną (załącznik nr 1 do Regulaminu) mają charakter rozrachunkowy i stanowią podstawę roszczeń.  

 

§6

REKLAMACJE

1.      Użytkownicy uprawnieni są do składania reklamacji działania systemu e-BOK. Reklamacje powinny być kierowane do Administratora na adres e-mail: portal@smzatorze.pl

2.      Reklamacje, wraz ze szczegółowym opisem zdarzenia będącego przedmiotem reklamacji, należy zgłaszać nie później niż w terminie 14 dni od dnia, w którym nastąpiło zdarzenie uzasadniające jej wniesienie.

3.      Reklamacje wniesione przez osoby nie będące uprawnionymi Użytkownikami e-BOK pozostawiane będą bez rozpatrzenia.

4.      Administrator rozpatruje reklamacje w terminie 14 dni od daty jej wpłynięcia. W razie konieczności weryfikacji lub uzupełnienia reklamacji czas jej rozpoznania może ulec przedłużeniu.

5.      Przy rozpatrywaniu reklamacji Administrator opiera się na treści niniejszego Regulaminu oraz przepisach prawa. Po rozpatrzeniu reklamacji, Administrator o sposobie jej załatwienia zawiadamia osobę wnoszącą reklamację. Poinformowanie o sposobie załatwienia reklamacji następuje w takiej formie, w jakiej została wniesiona.

 

 § 7

POSTANOWIENIA KOŃCOWE

1.      Zasady przetwarzania danych osobowych opisane zostały w Polityce Prywatności, stanowiącej załącznik do niniejszego regulaminu. Administrator oświadcza, że dane osobowe zawarte w bazie danych e-BOK wykorzystywane będą wyłącznie w celach statutowych i związanych z zarządzaniem nieruchomościami.

2.      Użytkownik przed skorzystaniem z systemu e-BOK ma obowiązek zapoznać się z niniejszym Regulaminem i zasadami funkcjonowania modułu informatycznego e-BOK.

3.      Niniejszy Regulamin został zatwierdzony Uchwałą Rady Nadzorczej Spółdzielni Mieszkaniowej „Zatorze” w Koninie nr 5/2019 w dniu 18.02.2019 roku

4.      Informacje w zakresie możliwości skorzystania przez Użytkownika będącego konsumentem z pozasądowych sposobów rozpatrywania reklamacji i dochodzenia roszczeń oraz zasady dostępu do tych procedur dostępne są w siedzibach oraz na stronach internetowych powiatowych (miejskich) rzeczników konsumentów, organizacji społecznych, do których zadań statutowych należy ochrona konsumentów, Wojewódzkich Inspektoratów Inspekcji Handlowej oraz pod następującymi adresami internetowymi Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów:

·       http://www.uokik.gov.pl/spory_konsumenckie.php;

·       http://www.uokik.gov.pl/sprawy_indywidualne.php;

·       http://www.uokik.gov.pl/wazne_adresy.php;

Klient będący konsumentem posiada m.in. następujące możliwości skorzystania z pozasądowych sposobów rozpatrywania reklamacji i dochodzenia roszczeń:

·       Stały polubowny sąd konsumencki działający przy Inspekcji Handlowej- możliwość zwrócenia się z wnioskiem o rozstrzygnięcie sporu wynikłego z zawartej Umowy Sprzedaży;

·       wojewódzki inspektor Inspekcji Handlowej możliwość zwrócenia się z wnioskiem o wszczęcie postępowania mediacyjnego w sprawie polubownego do czasu zakończenia sporu między Klientem a sklepem;

·       powiatowy (miejski) rzecznik konsumentów lub organizacja społeczna, do której zadań statutowych należy ochrona konsumentów (m.in. Federacja Konsumentów, Stowarzyszenie Konsumentów Polskich). Porady udzielane są przez Federację Konsumentów pod bezpłatnym numerem infolinii konsumenckiej 800 007 707 oraz przez Stowarzyszenie Konsumentów Polskich pod adresem email porady@dlakonsumentow.pl

·       platformie Online Disputes Resolution (ODR) dostępnej pod adresem: http://ec.europa.eu/consumers/odr/

5.      Jeżeli Użytkownikiem jest przedsiębiorca, wszelkie spory powstałe na gruncie Regulaminu lub umów sprzedaży będą rozstrzygane w pierwszej kolejności polubownie przez Strony w drodze negocjacji lub mediacji, a w przypadku niedojścia Stron do porozumienia – przez Sąd Powszechny właściwy dla siedziby Właściciela.

 

 

 

 

KLAUZULA INFORMACYJNA DOT. OCHRONY DANYCH OSOBOWYCH

 

Zgodnie z art. 13 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r. (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016) informuję, iż:  

1.      Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Spółdzielnia Mieszkaniowa „ZATORZE” z siedzibą w Koninie (62-510) przy ul. Noskowskiego 1A, KRS 842442, NIP 665-000-33-78.

2.      Kontakt z Inspektorem Ochrony Danych – Magda Judejko, adres email: mjudejko@pharos.pl, 0048 884 797 878.

3.      Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą w celu realizacji zawartej przez Panią/Pana umowy ze Spółdzielnią, w szczególności: w celu jej zawarcia, rozliczenia, prowadzenia działań windykacyjnych, wypowiedzenia, zmiany, realizacji obowiązków wynikających z przepisów prawa, w szczególności: prawa spółdzielczego, w tym ustawy o spółdzielniach mieszkaniowych oraz o własności lokali.

4.      Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą wyłącznie podmioty uprawnione do uzyskania danych osobowych na podstawie przepisów prawa, podmioty przetwarzające dane w imieniu i na zlecenie Administratora danych (jeżeli będzie taka potrzeba - np. kancelaria prawna, firma utrzymująca czystość na terenie Spółdzielni, dozorca). Wgląd do Pani/Pana danych będzie miał także każdy członek Spółdzielni, w szczególności do treści umowy oraz prowadzonych z Panią/Panem rozliczeń.

5.      Pani/Pana dane osobowe nie będą przekazywane do państwa trzeciego oraz organizacjom międzynarodowym.

6.      Pani/Pana dane osobowe przechowywane będą w czasie niezbędnym do realizacji umowy, co najmniej przez okres przedawnienia roszczeń, oraz przez czas wynikający z przepisów prawa.

7.      Posiada Pani/Pan prawo do żądania od Administratora dostępu do swoich danych osobowych, ich sprostowania, zmiany, lub ograniczenia przetwarzania.

8.      W oparciu o Pani/Pana dane Administrator nie będzie podejmował zautomatyzowanych decyzji, w tym decyzji będących wynikiem profilowania.

9.      W związku z przetwarzaniem Pani/Pana danych osobowych przez Administratora ma Pani/Pan prawo wniesienia skargi.

10.  Podanie przez Panią/Pana danych osobowych jest dobrowolne.         

 

 

 

Załącznik nr 1 do Regulaminu Internetowego Systemu

e-BOK zatwierdzonego Uchwałą RN 5/2019

z dnia 18.02.2019r.

 

 

Konin, dnia ……………………………….

 

 

 

OŚWIADCZENIE O AKCEPTACJI DOKUMENTÓW

PRZESYŁANYCH DROGĄ ELEKTRONICZNĄ

 

 

………………………………………………………………………

imię i nazwisko osoby posiadającej tytuł prawny do lokalu

 

 

………………………………………………………………………

adres lokalu, którego dane mają być udostępnione w systemie e-BOK

 

 

………………………………………………………………………

adres korespondencyjny

 

 

………………………………………………………………………

Rodzaj dokumentu stwierdzającego tożsamość  seria  numer 

 

 

………………………………………………………………………

PESEL osoby posiadającej tytuł prawny do lokalu

 

……………………………………………………………………

telefon kontaktowy                 adres e-mail

 

1.    Wyrażam zgodę na przesyłanie dokumentów, dotyczących lokalu, do którego przysługuje mi tytuł prawny, a sporządzonych przez Spółdzielnię., tj. zmian wysokości opłat za lokal, rozliczeń wody, wezwań do zapłaty, faktur, duplikatów tych faktur oraz ich korekt, w formie elektronicznej przez Spółdzielnie Mieszkaniową „Zatorze” w Koninie z siedzibą w Koninie przy ul. Z. Noskowskiego 1A za pośrednictwem internetowego systemu e-BOK.

2. Zobowiązuję się przyjmować dokumenty, o których mowa w pkt.1 niniejszego oświadczenia  w formie elektronicznej zamiast pisemnej przesyłki listowej.

3. Proszę o przesyłanie powiadomienia dostarczenia dokumentów drogą mailową na podany poniżej 

adres e-mail: ….....................................................

4.    W razie zmiany adresu email zobowiązuję się do pisemnego powiadomienia o nowym adresie.

5. Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych przez SM ZATORZE w celu korzystania z funkcjonalności systemu e-BOK.  

 

 

 

………………….................…………………………………………………………..

Czytelny podpis Właściciela / współwłaściciela / osoby upoważnionej

 

 

 

 

 

 

Załącznik nr 2 do Regulaminu Internetowego Systemu

e-BOK zatwierdzonego Uchwałą RN 5/2019

z dnia 18.02.2019r.

 

 

  Konin, dnia ……………………………….

 

REZYGNACJA Z DOSTĘPU DO SYSTEMU e-BOK

 

 

 

………………………………………………………………………          

 imię i nazwisko osoby posiadającej tytuł prawny do lokalu

 

……………………………………………………………....……

adres lokalu, którego dane mają być usunięte z systemu e-BOK

 

…………………………………………………………............

Rodzaj dokumentu stwierdzającego tożsamość  seria numer

 

…………………………………………………………............

PESEL osoby posiadającej tytuł prawny do lokalu

 

.................................................................

telefon kontaktowy                 adres e-mail

 

5. Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych przez SM ZATORZE w celu korzystania i usunięcia moich danych osobowych z systemu e-BOK.  

 

 

.............................................................................................          

Czytelny podpis właściciela/współwłaściciela/ osoby upoważnionej