Zbiór Zasad Internetowego Systemu EBOK Wspólnoty
§1
POSTANOWIENIA WSTĘPNE
1. Użyte w Regulaminie określenia oznaczają:
a. e-BOK– Internetowy System służący do udostępniania danych czynszowych za lokale mieszkalne administrowane przez Spółdzielnię;
b. EBOK Wspólnoty - zbiór danych obejmujący nieruchomości: Karłowicza 3, Karłowicza 6, Karłowicza 7, Kurpińskiego 2, Kurpińskiego 4, Kurpińskiego 5, Kurpińskiego 6, Noskowskiego 3, Przemysłowa 3A, Przemysłowa 3A część hotelowa, Przemysłowa 3B, Przemysłowa 3C, Szeligowskiego 2, Wieniawskiego 1, Wieniawskiego 2.
c. Użytkownik – osoba zarejestrowana w module EBOK Wspólnoty;
d. Administrator – osoba prawna, którą jest Spółdzielnia Mieszkaniowa „Zatorze” w Koninie zarejestrowana przez Sąd Rejonowy Poznań - Nowe Miasto i Wilda w Poznaniu IX Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod nr KRS 0000127430 z siedzibą w Koninie przy ul. Z. Noskowskiego 1A;
e. Aktywacja konta użytkownika – przyznanie Użytkownikowi unikatowego loginu oraz hasła „startowego” umożliwiających mu korzystanie z systemu dostępu elektronicznego do indywidualnego konta w systemie EBOK Wspólnoty;
f. Login – ciąg znaków służący do identyfikacji Użytkownika, nadany mu przez Administratora, podawany przez Użytkownika podczas logowania się w systemie dostępu do indywidualnego konta w systemie EBOK Wspólnoty;
g. Hasło – podana w procesie rejestracji przez Użytkownika kombinacja liter, liczb lub symboli, dzięki której Użytkownik uzyskuje dostęp do konta Użytkownika;
2. Rejestracja, założenie i prowadzenie konta Użytkownika w EBOK Wspólnoty jest bezpłatne.
3. Dostęp do systemu EBOK Wspólnoty jest możliwy poprzez stroną internetową Spółdzielni pod adresem www.smzatorze.pl w zakładce e-BOK;
4. Uprawnione do zalogowania się i korzystania z EBOK Wspólnoty są wyłącznie osoby, którym przysługuje tytuł prawny do lokalu administrowanego przez Spółdzielnię, lub które są stroną umowy zawartej ze Spółdzielnią uprawniającą je do korzystania z określonego lokalu.
5. Użytkownik ma możliwość korzystania z e-BOK za pośrednictwem urządzenia i oprogramowania o następujących minimalnych wymaganiach:
a. komputer z dostępem do Internetu,
b. system operacyjny Windows, Mac OS lub Linux,
c. przeglądarkę internetową obsługującą szyfrowane połączenia SSL.
d. do obsługi raportów generowanych w formacie PDF wymagany jest Adobe Acrobat Reader 8 (lub nowszy).
§ 2
REJESTRACJA
1. Warunkiem przyznania Użytkownikowi uprawnień do systemu EBOK Wspólnoty jest:
a. wypełnienie elektronicznego formularza rejestracyjnego umieszczonego na stronie: www.smzatorze.pl;
b. zapoznanie się przez Użytkownika z niniejszym „Zbiorem Zasad” i zaakceptowanie jego postanowień,
c. wyrażenie przez Użytkownika zgody na przetwarzanie jego danych osobowych przez Spółdzielnie Mieszkaniową „Zatorze” w Koninie, jako Administratora danych drogą elektroniczną. W przypadku odwołania przez Użytkownika zgody na przetwarzanie dotyczących go danych osobowych zostanie on pozbawiony możliwości korzystania z e-BOK,
d. skróconą instrukcję rejestracji zawiera załącznik nr 1;
e. aktywacja konta Użytkownika polegająca na odebraniu przez Użytkownika wiadomości e-mail, podany w trakcie procedury rejestracyjnej, wygenerowanej automatycznie przez system e-BOK po wypełnieniu formularza rejestracyjnego, w której Użytkownik otrzyma login i hasło „startowe”, umożliwiające mu dokonanie pierwszego zalogowania się w systemie.
f. skróconą instrukcję logowania oraz zmiany hasła zawiera załącznik nr 2;
2. Po dokonaniu pierwszego zalogowania się do systemu e-BOK Użytkownik zobowiązany jest zmienić przypisane mu hasło „startowe” na hasło własne, składające się z co najmniej z 8 znaków, zawierających małe i wielkie litery oraz cyfry lub znaki specjalne.
3. Użytkownik zobowiązany jest przechowywać login i hasło w sposób zabezpieczający je przed dostępem osób trzecich.
4. Administrator zobowiązany jest do usunięcia konta Użytkownika z systemu EBOK Wspólnoty, w tym do usunięcia z systemu danych jego dotyczących, niezwłocznie maksymalnie w terminie do 30 dni od daty:
a. doręczenia przez Użytkownika, na druku stanowiącym załącznik nr 4, rezygnacja z dostępu do systemu EBOK Wspólnoty,
b. wygaśnięcia przysługującego Użytkownikowi prawa do lokalu,
c. zbycia przez Użytkownika prawa do lokalu,
d. poinformowania Spółdzielni o zmianie użytkownika lokalu,
e. zwrócenie się przez Użytkownika do Administratora o usunięcie danych z bazy.
§ 3
E-DOKUMENTY
1. Za pośrednictwem EBOK Wspólnoty Użytkownik może otrzymywać w formie elektronicznej dokumenty dotyczące lokalu, do którego przysługuje mu tytuł prawny, a sporządzane przez Spółdzielnię.
2. Warunkiem niezbędnym do otrzymywania przez Użytkownika dokumentów, o których mowa w pkt. 1, jest przeprowadzenie w siedzibie Spółdzielni przez Administratora weryfikacji Użytkownika w oparciu o dokument potwierdzający jego tożsamość oraz złożenie przez Użytkownika Administratorowi pisemnego oświadczenia o wyrażeniu zgody na otrzymywanie dokumentów drogą elektroniczną za pośrednictwem systemu EBOK Wspólnoty (załącznik nr 3).
3. Oświadczenie stanowiące załącznik nr 3 do niniejszych Zbioru Zasad dostępne jest w siedzibie Spółdzielni Mieszkaniowej „Zatorze” w Koninie pok. 142 oraz na stronie internetowej www.smzatorze.pl w zakładce EBOK Wsólnoty przy rejestracji konta użytkownika. Data wprowadzenia przez Administratora dokumentu do systemu EBOK Wspólnoty jest dniem złożenia pisma przez Użytkownika.
§ 4
KORZYSTANIE Z USŁUG PORTALU
1. Administrator może w każdej chwili, bez podania przyczyny, modyfikować usługi dostępne w systemie EBOK Wspólnoty, a także zawieszać lub ograniczać ich działanie. Może również dodawać nowe usługi.
2. Administrator zastrzega sobie prawo zmiany zasad funkcjonowania systemu e-BOK.
3. Administrator podejmie wszelkie dostępne mu działania, aby zapewnić poprawne funkcjonowanie systemu e-BOK.
4. Administrator ma prawo zablokować dostęp do konta w przypadku stwierdzenia korzystania z niego w sposób sprzeczny z niniejszym Zbiorem Zasad lub przepisami prawa.
5. Dane udostępnione przez system EBOK Wspólnoty wprowadzane są systematycznie w czasie niezbędnym do ich opracowania i przetworzenia. Do czasu ich wprowadzenia i przetworzenia system ujawnia dane niezaktualizowane.
§ 5
ZAKRES ODPOWIEDZIALNOŚCI
1. Administrator ponosi odpowiedzialność za ochronę poufności danych użytkownika Systemu e-BOK tylko wówczas, gdy użytkownik posługuje się tymi danymi zgodnie z zasadami określonymi w Regulaminie. Spółdzielnia nie ponosimy odpowiedzialności za utratę poufności danych w wyniku korzystania z nielegalnego lub niewspieranego przez producenta oprogramowania, braku zabezpieczeń w postaci firewall i systemu antywirusowego.
2. Administrator nie ponosi odpowiedzialności za szybkość przesyłania danych i jej ograniczenia wynikające z uwarunkowań technicznych, technologicznych oraz łącz transmisyjnych.
3. Administrator nie ponosi odpowiedzialności za skutki wynikające z użycia identyfikatora Użytkownika oraz hasła przez osoby trzecie.
4. Informacje uzyskane przez Użytkownika za pośrednictwem systemu EBOK Wspólnoty bez złożenia oświadczenia o akceptacji dokumentów przesyłanych drogą elektroniczną (załącznik nr 3) mają charakter informacyjny.
5. Informacje uzyskane przez Użytkownika za pośrednictwem systemu EBOK Wspólnoty z podpisanym oświadczeniem przesyłania dokumentów drogą elektroniczną (załącznik nr 3 ) mają charakter rozrachunkowy i stanowią podstawę roszczeń.
§ 6
REKLAMACJE
1. Użytkownicy uprawnieni są do składania reklamacji działania systemu EBOK Wspólnoty. Reklamacje powinny być kierowane do Administratora na adres e-mail: portal@smzatorze.pl
2. Reklamacje, wraz ze szczegółowym opisem zdarzenia będącego przedmiotem reklamacji, należy zgłaszać nie później niż w terminie 14 dni od dnia, w którym nastąpiło zdarzenie uzasadniające jej wniesienie.
3. Reklamacje wniesione przez osoby nie będące uprawnionymi Użytkownikami EBOK Wspólnoty pozostawiane będą bez rozpatrzenia.
4. Administrator rozpatruje reklamacje w terminie 14 dni od daty jej wpłynięcia. W razie konieczności weryfikacji lub uzupełnienia reklamacji czas jej rozpoznania może ulec przedłużeniu.
5. Przy rozpatrywaniu reklamacji Administrator opiera się na treści niniejszego Zbioru Zasad oraz przepisach prawa. Po rozpatrzeniu reklamacji, Administrator o sposobie jej załatwienia zawiadamia osobę wnoszącą reklamację. Poinformowanie o sposobie załatwienia reklamacji następuje w takiej formie, w jakiej została wniesiona.
§ 7
POSTANOWIENIA KOŃCOWE
1. Zasady przetwarzania danych osobowych opisane zostały w Klauzuli informacyjnej, stanowiącej załącznik do niniejszego Zbioru Zasad.
2. Administrator oświadcza, że dane osobowe zawarte w bazie danych EBOK Wspólnoty wykorzystywane będą wyłącznie w celach statutowych i związanych z zarządzaniem nieruchomościami.
3. Użytkownik przed skorzystaniem z systemu EBOK Wspólnoty ma obowiązek zapoznać się z niniejszym Zbiorem Zasad i zasadami funkcjonowania modułu informatycznego EBOK Wspólnoty.
KLAUZULA INFORMACYJNA DOT. OCHRONY DANYCH OSOBOWYCH
1. Administratorem danych osobowych jest Spółdzielnia Mieszkaniowa „Zatorze” z siedzibą przy ul. Z. Noskowskiego 1a, 62-510 Konin. Można się z Nami skontaktować drogą elektroniczną na adres e-mail: sekretariat@smzatorze.pl lub tradycyjną pocztą na adres wskazany powyżej.
2. Administrator wyznaczył Inspektora ochrony danych z którym można skontaktować się pod adresem iod@comp-net.pl.
3. Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych Użytkowników jest zgoda na ich przetwarzanie oraz prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit a i f RODO*). Dane Użytkowników przetwarzane są w celu realizacji dostępu do systemu informatycznego EBOK Wspólnoty.
4. Dane pozyskujemy bezpośrednio od Użytkowników EBOK Wspólnoty.
5. Dostęp do danych osobowych Użytkownika posiadają pracownicy Spółdzielni oraz współpracownicy, którzy obsługują Spółdzielnię w zakresie niezbędnych usług (hosting, firmy IT).
6. Dane osobowe Użytkowników są przechowywane przez okres korzystania z EBOK Wspólnoty i przez okres niezbędny do dochodzenia roszczeń i obrony przed roszczeniami przez Administratora.
7. Użytkownikowi przysługuje prawo dostępu do danych oraz prawo żądania ich sprostowania, sprzeciwu, ich usunięcia po upływie wskazanych okresów lub ograniczenia ich przetwarzania, o ile przepis szczególny nie stanowi inaczej.
8. Użytkownikowi przysługuje prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).
9. Użytkownik podaje swoje dane dobrowolnie. Podanie danych osobowych jest warunkiem korzystania z systemu EBOK Wspólnoty.
10. Dane osobowe Użytkowników nie będą przekazywane do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowe
*Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE
Załącznik nr 3
OŚWIADCZENIE O AKCEPTACJI DOKUMENTÓW
PRZESYŁANYCH DROGĄ ELEKTRONICZNĄ
Ja, niżej podpisana/y
……………………………………………………………………….............................................................................................................
imię i nazwisko osoby posiadającej tytuł prawny do lokalu
……………………………………………………………………….............................................................................................................
adres lokalu, którego dane mają być udostępnione w systemie EBOK Wspólnoty
……………………………………………………………………….............................................................................................................
adres korespondencyjny
…………………………………………................................................…………………………...............................................................
telefon kontaktowy adres e-mail
1. Oświadczam, że wyrażam zgodę na przesyłanie dokumentów, dotyczących lokalu, do którego przysługuje mi tytuł prawny, a sporządzonych przez Spółdzielnię, takich jak zmian wysokości opłat za lokal, rozliczeń wody, wezwań do zapłaty, faktur, duplikatów tych faktur oraz ich korekt, w formie elektronicznej przez Spółdzielnie Mieszkaniową „Zatorze” w Koninie z siedzibą w Koninie przy ul. Z. Noskowskiego 1A za pośrednictwem internetowego systemu EBOK Wspólnoty.
2. Zobowiązuję się przyjmować dokumenty, o których mowa w pkt.1 niniejszego oświadczenia w formie elektronicznej zamiast pisemnej przesyłki listowej.
3. Proszę o przesyłanie powiadomienia dostarczenia dokumentów drogą mailową na podany poniżej
adres e-mail: ….....................................................
4. W razie zmiany adresu email zobowiązuję się do pisemnego powiadomienia o nowym adresie.
5. Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych przez SM ZATORZE w celu korzystania z funkcjonalności systemu EBOK Wspólnoty.
………….....................……….................…………………………………………………………..
Data i Czytelny podpis Właściciela / współwłaściciela / osoby upoważnionej
......................................................................................................................................................
Data i czytelny podpis pracownika potwierdzającego dane osoby wypełniającej formularz
Administratorem danych osobowych jest Spółdzielnia Mieszkaniowa Zatorze z siedzibą przy ul. Noskowskiego 1A, 62-510 Konin, więcej informacji można uzyskać na stronie Spółdzielni: www.smzatorze.pl w zakładce Dokumenty.
Załącznik nr 4
REZYGNACJA Z DOSTĘPU DO SYSTEMU EBOK Wspólnoty
Ja, niżej podpisana/y
……………………………………………………………………….............................................................................................................
imię i nazwisko osoby posiadającej tytuł prawny do lokalu
……………………………………………………………………….............................................................................................................
adres lokalu, którego dane mają być udostępnione w systemie EBOK Wspólnoty
……………………………………………………………………….............................................................................................................
adres korespondencyjny
…………………………………………................................................…………………………...............................................................
telefon kontaktowy adres e-mail
Oświadczam, że rezygnuję z dostępu do systemu EBOK Wspólnoty.
.............................................................................................
Data i Czytelny podpis właściciela/współwłaściciela/ osoby upoważnionej
Administratorem danych osobowych jest Spółdzielnia Mieszkaniowa Zatorze z siedzibą przy ul. Noskowskiego 1A, 62-510 Konin, więcej informacji można uzyskać na stronie Spółdzielni: www.smzatorze.pl w zakładce Dokumenty.